Varför finns ens arkiverade avtal? Och hur skiljer de sig mot aktiva avtal? Kan jag ändra status på något sätt?
Aktiva avtal är de avtal som för närvarande är i kraft för ert företag. Dessa avtal har ett slutdatum som ännu inte har uppnåtts.
Arkiverade avtal är de inaktiva avtalen som till exempel har förlängts, avslutats i förtid eller ändrats på ett sådant sätt att de inte visas i huvudlistan över avtal, men ändå finns med i beräkningarna bakåt i tiden.
Alla avtal inkluderas alltid i era rapportberäkningar, oavsett om de är aktiva eller arkiverade. Detta är för att det ska vara möjligt att följa siffrorna från starten bakåt i tiden och få en komplett bild av företagets avtalshantering.
Om ni behöver exkludera ett avtal i en årsrapport måste avtalet först raderas. Det innebär att avtalet permanent tas bort från systemet och inte längre kommer att finnas tillgängligt för framtida referens eller beräkningar.
För att helt radera ett avtal från Smart K3 måste det först arkiveras. Genom att arkivera avtalet kan ni säkerställa att all information om avtalet bevaras och kan hämtas vid behov, samtidigt som det inte längre kommer att påverka de aktiva rapportberäkningarna.
Genom att ha tydliga och strukturerade rutiner för hantering av aktiva och arkiverade avtal kan ni säkerställa att er företagshantering är effektiv och att ni har tillgång till nödvändig information när det behövs.
